Luật giáo dục đại học sửa đổi năm 2012 đã chỉ rõ mục tiêu đào tạo sau đại học (SĐH) là: Đào tạo trình độ thạc sĩ để học viên có kiến thức khoa học nền tảng, có kỹ năng chuyên sâu cho nghiên cứu về một lĩnh vực khoa học hoặc hoạt động nghề nghiệp hiệu quả, có khả năng làm việc độc lập, sáng tạo và có năng lực phát hiện, giải quyết những vấn đề thuộc chuyên ngành được đào tạo; Đào tạo trình độ tiến sĩ để nghiên cứu sinh có trình độ cao về lý thuyết và ứng dụng, có năng lực nghiên cứu độc lập, sáng tạo, phát triển tri thức mới, phát hiện nguyên lý, quy luật tự nhiên - xã hội và giải quyết những vấn đề mới về khoa học, công nghệ, hướng dẫn nghiên cứu khoa học và hoạt động chuyên môn.

Như vậy, khác với đào tạo đại học là để sinh viên có kiến thức chuyên môn toàn diện, nắm vững nguyên lý, quy luật tự nhiên - xã hội, có kỹ năng thực hành cơ bản, có khả năng làm việc độc lập, sáng tạo và giải quyết những vấn đề thuộc ngành được đào tạo. Đào tạo SĐH là đào tạo chuyên sâu, trình độ cao, ở đó vai trò tự học, tự nghiên cứu, tự quản lý hoạt động học tập của học viên đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình đào tạo.

Trường Đại học Vinh là cơ sở giáo dục đại học được đào tạo SĐH từ năm 1990. Đến nay, Trường đã đào tạo được hàng ngàn Thạc sĩ và hàng trăm Tiến sĩ góp phần tích cực vào phát triển giáo dục đào tạo nói riêng và phát triển kinh tế - xã hội nước nhà nói chung. Hiện nay, Trường đang đào tạo SĐH tại 4 cơ sở là: Trường Đại học Vinh, Trường Đại học Sài Gòn, Trường Đại học Đồng Tháp và Trường Đại học Kinh tế - Công nghiệp Long An. Với quy mô đào tạo gồm 2130 học viên cao học (HV) của 29 chuyên ngành và 93 nghiên cứu sinh (NCS) của 14 chuyên ngành. Từ năm 2011, Trường đã chuyển đổi phương thức đào tạo SĐH sang phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ.

Để nâng cao chất lượng đào tạo SĐH cần phải thực hiện đồng bộ nhiều giải pháp. Trong đó, công tác quản lý HV là một khâu quan trọng trực tiếp góp phần nâng cao chất lượng đào tạo. Trong năm qua, trường Đại học Vinh đã đổi mới công tác quản lý HV SĐH với nhiều giải pháp cụ thể, hiệu quả. Từ góc nhìn của người trực tiếp thực thi và tham mưu cho lãnh đạo Phòng, lãnh đạo Nhà trường về công tác quản lý HV SĐH, chúng tôi trình bày tại bài viết này một số đổi mới trong công tác quản lý HV SĐH ở trường Đại học Vinh cho phù hợp với điều kiện, môi trường đào tạo và phương thức đào tạo theo hệ thống tín chỉ.

Lãnh đạo Nhà trường triển khai công tác quản lý học viên sau đại học

Từ năm 2010 trở về trước, công tác quản lý HV SĐH được giao cho Phòng Đào tạo Sau đại học (ĐT SĐH) của Trường. Với mô hình quản lý này thì học viên SĐH từ khi vào trường đến khi tốt nghiệp ra trường được trực tiếp quản lý hành chính, quản lý quá trình học tập bởi Phòng ĐT SĐH. Tuy nhiên, qua thực tế cho thấy vẫn còn có những bất cập thể hiện trên một số mặt như: Quản lý hồ sơ chưa thật hệ thống, khoa học; Chưa có một bộ phận chuyên trách công tác quản lý HV nên HV gặp những khó khăn nhất định khi xử lý các vụ việc liên quan đến hồ sơ, đến quản lý các hoạt động học tập và rèn luyện đối với HV; Tính liên thông giữa các đơn vị liên quan trong trường trong quá trình quản lý có lúc chưa thật sự thông suốt, có lúc còn chồng chéo, đôi khi có những công việc không được giải quyết kịp thời.  

Để khắc phục những hạn chế nói trên và hướng tới sự thống nhất quản lý người học trong Trường, từ năm 2011 công tác quản lý HV SĐH được giao cho Phòng CTCTHSSV. Nhiệm vụ của Phòng đối với công tác này được quy định rõ tại quyết định số 3123/ĐHV-ĐBCL ngày 14 tháng 11 năm 2013 của Hiệu trưởng Nhà trường. Các nhiệm vụ trọng tâm gồm: Chịu trách nhiệm quản lý, lưu giữ hồ sơ HV; Nhập và kiểm soát thông tin HV vào hệ thống; Cấp mã số HV; Cập nhật và quản lý thông tin HV trên hệ thống phần mềm; Phối hợp với các đơn vị liên quan cấp thẻ HV và thẻ thư viện; Giải quyết các thủ tục hành chính liên quan đến HV; Phối hợp với Phòng ĐT SĐH và các khoa chuyên ngành xét khen thưởng, kỷ luật và chuẩn bị hồ sơ tốt nghiệp cho HV; Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính, Phòng ĐT SĐH để tính toán học phí, kinh phí đào tạo, đồng thời cập nhật chỉnh sửa định mức kịp thời vào phần mềm.

Hiện nay, Phòng CTCTHSSV đang quản lý HV SĐH từ khóa 19 lại nay với tổng số 2130 HV tại các cơ sở đào tạo của Trường: Tại trường Đại học Vinh: 1136; Tại trường Đại học Sài Gòn: 767; Tại trường Đại học Đồng Tháp: 227.

Trong thời gian mặc dù chưa dài, nhưng phòng CTCTHSSV đã chủ động đề xuất và thực hiện nhiều giải pháp đồng bộ có hiệu quả, do vậy công tác quản lý HV đã đạt được những kết quả bước đầu như sau:

1. Làm tốt công tác quản lý hồ sơ đầu vào của HV và hình thành hệ thống các lớp hành chính (lớp chuyên ngành)

Khi có kết quả công nhận trúng tuyển, Phòng CTCTHSSV đã làm thủ tục gửi giấy báo, hướng dẫn HV trúng tuyển về hồ sơ, kinh phí và thủ tục nhập học. Phòng cũng là đơn vị đầu mối tổ chức nhập học cho HV, kiểm tra, thu nhận và quản lý hồ sơ HV trong thời gian học tập tại Trường. Trên cơ sở HV nhập học, nhập dữ liệu hồ sơ HV vào phần mềm quản lý SĐH, cấp mã số cho HV, ban hành quyết định thành lập lớp và cử cán bộ lớp hành chính cho HV. Chủ trì và phối hợp với Phòng ĐT SĐH và các khoa chuyên ngành tổ chức khai giảng, phổ biến quy chế đào tạo và quy định về công tác quản lý HV. Sau khi HV ổn định học tập, Phòng CTCTHSSV lập danh bạ HV (có đầy đủ thông tin cá nhân về hộ khẩu thường trú, số điện thoại, địa chỉ tạm trú,…) để quản lý và theo dõi quá trình học tập, rèn luyện của HV tại Trường. Danh bạ HV được đăng tải trên Website của nhà trường vừa là để cung cấp thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, công tác quản lý, đồng thời là cơ sở để quản lý HV ở nội trú, ngoại trú tốt hơn.

2. Ban hành văn bản liên quan đến công tác quản lý HV SĐH

Căn cứ Thông tư số 10/2011/TT-BGDĐT ngày 28/2/2011 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy chế đào tạo trình độ thạc sĩ, Phòng CTCTHSSV đã tham mưu cho Nhà trường ban hành Quyết định số 959/QĐ-ĐHV ngày 10/4/2012 quy định về công tác quản lý học viên cao học của Trường Đại học Vinh, bao gồm: những quy định chung, quyền và nghĩa vụ của HV, hệ thống tổ chức và công tác quản lý HV, công tác khen thưởng và kỷ luật đối với HV đang học tập, nghiên cứu khoa học tại Trường. Đây cũng là hành lang pháp lý cho công tác quản lý HV của Nhà trường đi vào nề nếp.

3. Thiết lập mối liên hệ thống nhất giữa Phòng CTCTHSSV với các đơn vị liên quan và với các khoa chuyên ngành

Trong công tác quản lý HV, Phòng CTCTHSSV là đơn vị đầu mối chủ trì và phối hợp với Phòng ĐT SĐH và các khoa chuyên ngành trong công tác: Nhập học, khai giảng, bế giảng; Thi đua, khen thưởng, kỷ luật; Các thủ tục hành chính: vào trường, ra trường, chuyển trường, nghỉ học tạm thời, học tiếp, thôi học, xóa tên, chuyển chuyên ngành đào tạo, chuyển địa điểm học tập, xin nghỉ học tạm thời, xin trở lại học tập, xin chuyển cơ sở đào tạo; Các hoạt động liên quan đến học tập và rèn luyện của HV. Phối hợp với Trung tâm Đảm bảo chất lượng và Trung tâm Công nghệ thông tin để quản lý HV trên hệ thống mạng quản lý SĐH. Phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính để xây dựng khung học phí, các khoản đóng góp khi nhập học. Phối hợp với Trạm Y tế tổ chức và hướng dẫn cho HV tham gia bảo hiểm thân thể. Sự phối hợp chặt chẽ trong mọi hoạt động giữa Phòng CTCTHSSV với các đơn vị trong trường đã tạo được mối liên hệ thống nhất và mang lại hiệu quả cao trong quá trình thực thi công việc.

Hội nghị lớp trưởng các lớp hành chính (chuyên ngành) cao học khóa XX

4. Tạo dựng và duy trì mối liên hệ giữa các lớp chuyên ngành với Phòng chủ quản

Để phát huy vai trò của ban cán sự lớp hành chính, hàng tháng, các lớp trưởng phải có báo cáo bằng văn bản (theo mẫu) về tình hình học tập, rèn luyện và các kiến nghị, đề xuất của tập thể lớp đối với khoa chuyên ngành, đơn vị chức năng và Nhà trường. Đây là cơ sở để Nhà trường nắm bắt được thông tin từ phía  HV và điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tiễn, nguyện vọng của HV trong học tập, rèn luyện và nghiên cứu khoa học. Ngoài ra, đầu mỗi khóa học, Phòng CTCTHSSV còn phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức Hội nghị lớp trưởng các lớp hành chính nhằm tăng cường trao đổi thông tin giữa nhà trường, khoa, đơn vị chức năng và lớp trưởng các lớp hành chính để triển khai các công việc liên quan đến HV trong khóa học về chương trình đạo tạo, công tác thi và quản lý điểm, nề nếp học tập, thủ tục hành chính đối với HV,…

5. Tăng cường ứng dụng Công nghệ thông tin và truyền thông vào công tác quản lý HV

Hiện nay, công tác quản lý HV được triển khai dựa trên phần mềm quản lý SĐH được cài đặt ở các đơn vị liên quan và các khoa chuyên ngành. Mỗi đơn vị được cấp quyền riêng theo chức năng, nhiệm vụ của mình và được Trung tâm Công nghệ thông tin tập huấn cho cán bộ chuyên trách sử dụng phần mềm thành thạo, chuyên nghiệp. Phòng CTCTHSSV hiện đang phụ trách phần mềm quản lý HV của 3 cơ sở đào tạo với những chức năng: Quản lý hồ sơ học viên; Tình trạng HV; Danh sách lớp HV kèm theo mã số; In ấn danh sách HV và bảng điểm HV theo học kỳ, năm học; Thống kê HV theo lớp, khóa, cơ sở đào tạo,….

Bên cạnh đó, Phòng CTCTHSSV còn tăng cường trao đổi thông tin với HV qua Website của Nhà trường: từ việc cấp mã số học viên, thành lập lớp đến các văn bản, mẫu đơn, thông báo đều được đăng tải qua Website để HV có thể tra cứu thông tin.

Ngoài ra, các lớp chuyên ngành đều có thư điện tử, nhất là đối với lớp trưởng thì thư điện tử được sử dụng để làm phương tiện trao đổi thông tin với Phòng CTCTHSSV thông qua chuyên viên phụ trách để nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh nhất, kịp thời nhất.

Như vậy, việc tăng cường ứng dụng CNTT và TT trong công tác quản lý HV đã  giúp cho công tác quản lý HV đồng bộ, trôi chảy và mang lại hiệu quả cao.

Nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao ở bậc SĐH đáp ứng nhu cầu xã hội đang được đặt ra ngày càng cấp thiết. Để thực hiện được mục tiêu đảm bảo và nâng cao chất lượng đào tạo SĐH thì mỗi cơ sở đào tạo cần thực hiện đồng bộ các giải pháp có tính khả thi, phù hợp với quy chế đào tạo SĐH do Bộ Giáo dục - Đào tạo ban hành, đồng thời phù hợp với nguồn lực của Trường.

Trường Đại học Vinh là cơ sở giáo dục đại học đã đào tạo SĐH từ lâu, quy mô đào tạo ngày càng tăng, phạm vi tuyển sinh ngày càng mở rộng. Để xây dựng trường Đại học Vinh thành trường đại học trọng điểm quốc gia thì phải nâng cao chất lượng đào tạo tất cả các loại hình đào tạo trong trường. Việc Nhà trường giao cho Phòng CTCTHSSV là đơn vị chuyên trách công tác quản lý HV SĐH đã thể hiện sự quan tâm của lãnh đạo Nhà trường với việc chuyên môn hóa công tác quản lý HV SĐH. Các văn bản đã được ban hành đủ để làm khung pháp lý cho hoạt động này. Đồng thời các giải pháp nêu lên trong bài viết này đã và đang được thực hiện một cách đồng bộ, thống nhất giữa các đơn vị trong trường. Quá trình thực hiện các giải pháp đã bước đầu chứng tỏ tính hiệu quả của công tác quản lý HV SĐH theo hướng tăng cường kỷ cương, thực hiện nghiêm túc quy chế đào tạo, phát huy tính tự giác và vai trò tự chủ, tự quản lý của HV trong khuôn khổ những quy định chung của Nhà trường.

Học viên nhận bằng Thạc sĩ tại Lễ trao bằng năm 2013

Vai trò lãnh đạo của Đảng ủy, Ban Giám hiệu nhà trường, tính chủ động, bám sát và triển khai kịp thời các công việc của Phòng CTCTHSSV là yếu tố có tính quyết định đến thành công của công tác quản lý HV SĐH. Sự phối hợp giữa các đơn vị liên quan, nhất là các khoa đào tạo với các lớp chuyên ngành là điều kiện đủ để bảo đảm công tác quản lý HV SĐH đi vào nề nếp, kỷ cương từ đó góp phần nâng cao chất lượng đào tạo SĐH của Nhà trường. Trong thời gian tới, để công tác này ngày càng đi vào chiều sâu, nâng cao chất lượng thì Phòng CTCTHSSV cần tiếp tục chủ động nghiên cứu, nắm vững các quy chế đào tạo SĐH và quy chế về HSSV hiện hành, nắm bắt tình hình các lớp HV, nhìn thấy những khó khăn, hạn chế, bất cập trong quá trình quản lý các lớp HV SĐH để đề xuất kịp thời với lãnh đạo Nhà trường biện pháp khắc phục. Với cách làm này chắc chắn trong thời gian tới công tác quản lý HV SĐH sẽ ngày càng đi vào nề nếp, góp phần tạo dựng môi trường đào tạo dân chủ, kỷ cương, thông thoáng và từng bước chuyên nghiệp hóa góp phần nâng cao chất lượng đào tạo SĐH của Trường Đại học Vinh. 

                                                                         Lê Hằng - Minh Ngọc